Zo série MANUÁL NA PODNIKANIE (Na čo všetko myslieť, než sa pustíte do vlastného biznisu)
Čas čítania: 4 minúty
Pokiaľ sa nerozhodnete podnikať akurát v administratíve, účtovníctve a daniach, alebo pokiaľ z tejto oblasti profesijne nepochádzate, papierovanie zrejme úprimne nenávidíte. Nie ste sami 😊. Administratíva v podnikaní je pre mnohých ľudí „peklo“.
Na Slovensku je podnikanie späté s relatívne veľkým množstvom administratívnych povinností a neodporúčam vám sa im vyhýbať. V dnešnom blogu si skúsime načrtnúť, ako im čo najľahšie a najjednoduchšie vyhovieť.
Založenie firmy
Naštudujte si plusy a mínusy založenia živnosti a spoločnosti s ručením obmedzeným z tohto môjho blogu. Potom sa vhodne rozhodnite. Na založenie živnosti toho veľa nepotrebujete, tak si na to trúfnite osobne alebo poproste o pomoc svojho účtovníka (viď nižšie). S.r.o. si založte ako novú spoločnosť, pomocou niektorej z firiem, ktoré sa na to špecializujú – dobrú skúsenosť mám s touto, ale rozhodne je ich na trhu viac. Zariadia vám aj vydanie DIČ (daňové identifikačné číslo). S daňovým úradom (ktoré sa oficiálne už dávnejšie označujú pod pojmom Finančná správa) si budete musieť zriadiť aj elektronickú komunikáciu. Nie je to nič zložité, potrebujete občiansky preukaz z čipom (eID) a nezabudnutý 😊 PIN k svojej čítačke z polície/úradu, čo vám občiansky vydal. Teraz v korone je to zložitejšie, ale dať sa to stále dá.
Bankový účet
Potrebujete tzv. firemný účet. Na tejto stránke je pravidelne aktualizovaný prehľad momentálne na Slovensku ponúkaných firemných účtov. Vyberte si ale nielen s ohľadom na cenu, ale aj dostupnosť fyzickej pobočky banky niekde vo vašej blízkosti. Alebo aspoň v blízkosti miesta, kde sa nachádza váš účtovník. Z času na čas sa fyzickej návšteve banky nevyhnete.
Účtovníctvo, dane a odvody
Nájdite si dobrého účtovníka. Účtovná, daňová a odvodová administratíva v podnikaní je fakt obsiahla, nemrhajte svoj cenný čas a úsilie. Keď neviete, kde s hľadaním začať, spýtajte sa kamarátov, čo svoje firmy už majú, alebo v niektorej z podnikateľských skupín na Facebooku, prípadne v miestnom akcelerátore či podnikateľskom inkubátore. Zverte mu účtovníctvo, dane, vaše odvody a aj mzdy (ak budete mať zamestnancov) a netrochárte. Verte, ušetríte si náklady inde.
S účtovníkom si dôsledne vysvetlite, aký biznis chcete prevádzkovať a aké doklady budete vystavovať a prijímať. Je oveľa lepšie si s účtovníkom vysvetliť správne postupy ešte predtým, ako sa nejaký úkon udeje:
- či a ako budete obchodovať so zahraničím,
- či chcete využívať auto na firemné účely,
- či budete autom jazdiť aj súkromne a tankovať na rôznych miestach,
- či a aké platobné nástroje chcete ponúkať na svojom webe,
- či budete mať firemný telefón, notebook a inú techniku,
- či chcete využívať dropshipping, dopravné, špedičné a ďalšie služby,
- či vám obrat narastie za nejakú dobu, alebo nie,
- či ste len konateľ, alebo aj zamestnanec vlastnej s.r.o.,
atď., atď.,
ako prísť na konci mesiaca s množstvom papierov a čakať „zázraky na počkanie“. Mnohé náklady sú daňovými nákladmi (nákladmi odpočítateľnými zo základu dane) len vtedy, ak sú zdokladované určitým spôsobom.
Ako si účtovníka „ošacovať“, sa celkom dobre píše v tomto článku.
Vystavovanie faktúr
Rozmyslite si, ako chcete vystavovať faktúry. V niektorých prípadoch na úvod postačí excel, aj celkom dlho, no v mnohých to bez fakturačného softvéru nepôjde. Tu je dobrý návod, ako sa faktúry vystavujú.
Čo sa týka fakturačných softvérov, naozaj vám odporúčam prejsť si tortúru ich porovnávania cez Google a rôzne portály. Prečo?
- Šéfujem jednej z firiem, ktorá podnikové informačné systémy dodáva. Nie som objektívna 😊
- Nič také, ako ideálny účtovný (ekonomický, podnikový) informačný systém neexistuje. Áno, existujú lepšie a horšie alternatívy, ale každý na trhu rokmi a/alebo počtom zákazníkov overený softvér má svoje plusy aj mínusy. Najdôležitejšie ale je, aké sú vaše potreby.
Budete rásť rýchlo, alebo skôr pozvoľna? Budete mať veľa malých faktúr, alebo skôr niekoľko väčších? Chcete ísť aj mimo Slovenska? Aký účtovný systém má váš účtovník? Koľko ľudí bude potrebovať do systému len nahliadať, a koľko v ňom aktívne pracovať? A v akých činnostiach? Chcete vystavovať len faktúry? Alebo chcete vlastne riadiť aj skladové zásoby? Chcete mať čísla v mobile? Budete mať pokladnice? Budú u vás ľudia platiť hotovosťou aj kartami?
Asi chápete, že takýchto otázok by som tu mohla napísať veľa. Robím v tom biznise. Ak sa chcete poradiť, ozvite sa mi na LinkedIne, Facebooku, Instagrame alebo na webe. Rozhodne verím na jednu vec – dobrá SW firma vám vysvetlí aj to, keď nie ste vhodný (trebárs dosť veľký) zákazník pre ich riešenie, a nasmeruje vás trebárs i ku konkurencii.
A ešte jedna vec – administratíva v podnikaní v oblasti fakturácie sa zrejme čoskoro skomplikuje. Štát uvažuje o zavedení tzv. e-fakturácie. Sledujte to.
Evidencia všetkého možného
Založte si šanóny a evidujte si – všetko. Každý doklad, bloček, list, výpis, potvrdenie, zmluvy, dohody, papiere s PINom od kariet a SIMiek, skrátka všetko. Tlačte si aj tie elektronické a pravidelne si zálohujte mailbox. Vyplatí sa.
Od svojho účtovníka si zistite, aké máte zákonné štatutárne, archivačné a výkaznícke povinnosti. Ak nerozumiete, o čom hovorím, nevadí – on (či ona) bude. Dodržte ich, kvôli nejakému nedoručenému papieru na Sociálnu poisťovňu alebo chýbajúcemu dodaciemu listu pri faktúre nechcete mať problémy pri kontrole nejakého úradu, alebo čerpaní nejakej (štátnej či inej) pomoci či dotácie.
Majte prehľad vo svojom podnikaní
Administratíva v podnikaní nie je len „otravná“. Biznis účelom zaznamenávania všetkého (podstatného) je mať prehľad o tom, čo sa vo Vašom podnikaní deje. Je jedno, či na to použijete excel alebo sofistikovaný softvér, podstatné je, aby ste vedeli, ako si v podnikaní stojíte. Veľa som o tom písala už v tomto i tomto blogu, tak sa nebudem opakovať.
Máte špecifickú situáciu, alebo sa skrátka chcete poradiť? Ozvite sa mi na LinkedIne, Facebooku, Instagrame alebo na webe, niečo vymyslíme.