Aktuálna situácia s koronavírusom a opatreniami, ktoré musíme všetci rešpektovať, kladie na malé firmy a živnostníkov enormné bremeno. Snažia sa zachovať morálne a ľudsky, a súčasne ekonomicky správne. Robia to najrozumnejšie a najlepšie, ako dokážu, často intuitívne.
Tento blog sa nezaoberá rozhodnutiami, ktoré ste (verím), urobili hneď v úvode – týkajúcimi sa zdravia vás i vašich spolupracovníkov.
Má ale ambíciu zosumarizovať ekonomické princípy, ktoré má zmysel dodržať, ak chcete chrániť vaše malé podnikanie.
Tie sa dajú zhrnúť do zhruba piatich bodov:
1. MAXIMALIZUJTE LIKVIDITU
V každej ekonomickej kríze platí známe cash is king (doslovne Hotovosť je kráľ). Likviditou sa v prípade firiem ale nemyslia len fyzické peniaze, hotovosť. Jednak, väčšina operácií v biznise sa deje elektronicky (a podľa zákona sa aj musí diať). A po druhé, fyzické peniaze nie sú jediným možným platidlom, ktoré viete mať k dispozícii ihneď.
V prípade firiem sú podstatné disponibilné finančné prostriedky, čiže tie, ktoré máte k dispozícii okamžite, aby ste nimi mohli platiť dodávateľom, zamestnancom a spolupracovníkom a financovali tiež „suchoty“, kedy nemáte zákazky.
Jedná sa nielen o peniaze na firemnom účte (účtoch), ale i peniaze, ktoré máte „na ceste“ – či už by mali od vás odísť (záväzky), alebo k vám prísť (pohľadávky). A naviac tiež tie, ktoré môžete mať za dobrých, prijateľných podmienok k dispozícii od iných subjektov (napr. vlastnej banky).
Čo treba teda robiť, aby ste svoje disponibilné prostriedky maximalizovali? Veľmi sa to líši od segmentu k segmentu, ale niektoré rady platia univerzálne:
- Denne sledovať stav na účtoch, stav pohľadávok a stav záväzkov a riadiť na ich báze platenie každého nákladu/výdavku
- Platiť všetko presne v splatnosti, nie neskôr (vyhnete sa zbytočným pokutám), ale ani nie skôr (hoci bol trebárs pôvodný režim taký, že vaša účtovníčka robila všetky úhrady raz za týždeň v pondelok)
- Pokúsiť sa dohodnúť s každým dodávateľom o prípadne dlhšej splatnosti faktúr (a mať o každej dohode písomný záznam, hoci len mailom)
- Pokúsiť sa dohodnúť s každým odberateľom o prípadne kratšej splatnosti faktúr (aj za cenu dodatočnej zľavy)
- V prípade, že niektorý dodávateľ je súčasne váš odberateľ, pokúsiť sa dohodnúť na zápočte pohľadávok a záväzkov, bez samotného platenia
- S novými odberateľmi preferovať platbu ihneď po dodaní, a skúsiť toto vyslovene zvýhodniť voči iným platobným metódam
- Pozrieť sa na podmienky na firemnej kreditke, a pokiaľ to je možné, využívať celý objem disponibilných finančných prostriedkov počas celého mesačného cyklu zdarma. To môže znamenať režim, kedy 31. deň cyklu zaplatím celý dlžný obnos a v 1. deň ďalšieho cyklu ho opäť vyčerpám. (Buďte ale obozretní. Toto môže byť zradné, ak nemáte vo firemnej hotovosti výkyvy, ale vyslovene trvalé výpadky).
2. MINIMALIZUJTE FIXNÉ NÁKLADY
V každom biznise sú veci, ktoré musíme platiť nezávisle od toho, či zarábame, alebo nie. Ak ste živnostník a podnikáte z vlastnej obývačky, pravdepodobne sa bude jednať len o náklady ako telefón, internet a trebárs splátka na auto – a viac vás bude trápiť váš osobný či rodinný rozpočet. Ak ale máte zamestnancov a podnikáte v prenajatých priestoroch, fixnými nákladmi je množstvo ďalších vecí.
Akokoľvek si vašu pozornosť chcú privlastniť iné podnety (volania od zákazníkov, otázky zamestnancov, rodiny či prílev informácií o kríze), je veľmi podstatné sa upokojiť a v kľude, toľko času, koľko si to vyžiada, sa venovať detailnej analýze nákladov/výdavkov.
Je dôležité naozaj prejsť každú nákladovú položku, aj tú najmenšiu, jednu po druhej. Pri snahe ušetriť totiž často platí pravidlo, že suma malých čiastok robí veľké číslo.
Čisto pre účely dobrej analýzy, spochybnite všetko, čo robíte automaticky a považujete za nevyhnutné. Musíte mať viac firemných účtov? Dá sa dočasne zastaviť alebo znížiť odber niektorých mesačne predplácaných služieb? Viete niektoré veci, za ktoré inak platíte iným ľuďom (napr. upratovanie), dočasne urobiť sami?
Samostatnou kapitolou sú náklady na ľudí, a tým chcem práve preto venovať samostatný blog. Takže tu uvediem len dva dôležité princípy – správny pomer medzi „dnes a zajtra“, a pre vašu firmu správna odpoveď na otázku „všetci alebo niektorí“.
Kríza vytvára veľký psychologický tlak na majiteľov a manažérov, čo sa týka ich zamestnancov a spolupracovníkov. Ten sa u malých firiem často spája predovšetkým s tým, že si uvedomujú, že ich činy majú priamy dopad na súkromné osudy ich zamestnancov a ich rodín.
Z hľadiska firmy je ale správne sa pri analýze od osobných vzťahov odosobniť – čisto pre účely hľadania ideálneho rozhodnutia. Inak sa môže stať, že vo viere, že robíte správnu vec, celkovo všetkým dotknutým viac uškodíte ako pomôžete.
Ako teda na to? Pokúste sa nájsť správny pomer medzi okamžitými potrebami firmy a stredno- až-dlhodobými záujmami. Ak som do zamestnanca investoval, je stabilný, pozná moje procesy a je produktívny, toto má svoju hodnotu, ktorú okamžitým ušetrením na jeho prepustení stratím, aj keď je „len obyčajný“ zamestnanec. Keď sa situácia na trhu zlepší, budem hľadať odznova a začínať s niekým od nuly. Na druhej strane, niekto, kto by mi v dobrých časoch do pol roka odišiel, lebo jednoducho bol v záverečnej fáze svojho životného cyklu zamestnania u mňa (trebárs som mu nevedel poskytnúť kariérny postup), sa na zozname prípadných ukončení spolupráce vyskytnúť môže, hoc je aj kľúčový. Nejde o bezcitnosť, ale racionalitu, ktorá naviac často ideálne rieši aj morálne rozmery. Ten druhý menovaný si s väčšou pravdepodobnosťou nájde novú prácu lepšie a ľahšie, ako ten, čo to vôbec nezvažoval.
Druhý základný princíp, ktorý si je treba dôsledne rozmyslieť je, či sa pokúsite dopady problémov rozdeliť na všetkých rovnomerne, alebo na každého inak/len na niektorých. Zas na chvíľu city bokom – je pre firmu lepšie, aby každý znášal kúsok problémov, alebo všetky iba niektorí? Odpoveď môže byť veľmi individuálna. Avšak, ak to podmienky a atmosféra vo firme dovoľujú, býva lepšie, ak každý príde dočasne napr. o 40% príjmu, ako pár ľudí o 100%. To platí aj na majiteľa – veľmi často sa v najmenších firmách majitelia ocitnú v polohe, že sa pripravia o úplne akýkoľvek príjem, v snahe zachrániť firmu a zamestnancov. Nie je to ale udržateľný model. Platí, že ostatných môžete zachrániť len vtedy, ak zachránite seba.
Ako píšem vyššie, ďalšie princípy ohľadom nákladov na ľudí v samostatnom blogu.
3. MINIMALIZUJTE NEPREDVÍDANÉ NÁKLADY/VÝDAVKY
Zdalo by sa, že v kríze (hlavne takej celostnej, ako je aktuálna), je treba useknúť úplne všetky náklady/výdavky, ktoré je v danej chvíli možné. Platí však, že by sme nemali prestať financovať to, čo sa nám náhle môže vypomstiť. To znamená, že napriek aktuálnym problémom by sme sa mali zamyslieť, či všetko, čo využívame, je v dostatočne dobrom stave, a zabezpečiť údržbu. Tak sa vyhneme tomu, aby sme si situáciu ešte viac skomplikovali.
Ak závisím na telefóne a notebooku, musia mi bezproblémovo fungovať. Čiže ak viem, že mi niečo už dlhšie „odchádza“ alebo signalizuje problém, je čas to vyriešiť. Ak závisím na dátach, ktoré mám v počítači, a doposiaľ som si ich nezálohoval alebo to robil veľmi nepravidelne, je čas ihneď zálohovať (aj za cenu, že si musím k tomu niečo dokúpiť, trebárs nový záložný disk). Ak mi svietila kontrolka autobatérie na vozidle, ktoré bude najbližší čas odstavené, mal by som to vyriešiť, a tak zabezpečiť, aby som následne mal vozidlo funkčné, keď ho budem zrazu potrebovať. Platí to na všetku techniku, ale aj akékoľvek iné nevyhnutné aktíva, u ktorých potrebujem, aby mi fungovali.
Osobitne to platí na ľudí – v malých firmách sa stáva, že pri rúbaní lesa lietajú triesky. Napríklad ak zvažujete z existenčných firemných príčin poslať výplaty v posledný zákonný deň, hoci doposiaľ chodili vždy 5.ho, informujte o tom svojich ľudí – inak im môžete spôsobiť zápis v registri neplatičov (ak im mesačná splátka hypotéky odíde tým pádom tiež po termíne). Pritom, ak by to vedeli včas, možno by si ju vedeli zaistiť pár-dňovým presunom hotovosti v rodine či medzi priateľmi.
4. MAXIMALIZUJTE VÝNOSY
Táto rada vyzerá taká triviálna, že vás môže až „vytočiť“. Ako mám maximalizovať výnosy, keď mi zrazu tržby padli o 80 alebo 100%?
Malé firmy majú úžasnú výhodu – sú veľmi pružné. To, čo im často chýba, je však systematickosť, a tá je pri krízach veľmi dôležitá. Preto nevynechajte ani tento bod.
Zamyslite sa nad tržbami, ktoré ste mali doposiaľ, a skúste ich rozčleniť. Najprv sa pozrite na tie tržby, o ktoré ste neprišli. Ako sa postarať o to, aby sa to ani neskôr nestalo? Ak trebárs mám aj online kanál, funguje pre odberateľa ideálne? Nezlyhá mi eshop, keď naň zrazu náhle príde podstatne viac užívateľov? Neskolabuje mi dodávateľský reťazec, keď mám zrazu oveľa viac online objednávok? Dá sa nám teraz vždy dovolať? Netreba trebárs zaistiť ďalšie kontaktné telefónne číslo, alebo zvýšiť počet ľudí, ktorí kontrolujú prijaté emaily? Prejdite si každý detail a uistite sa, že o existujúcich zákazníkov a tržby je postarané.
Ďalšou skupinou sú tržby, o ktoré ste prišli. Naozaj ste prišli o všetky, ktoré sa tak javia? Alebo niektoré „dobehnú“, ale neskôr, lebo majú vaši odberatelia aktuálne problém s platobnou schopnosťou? O túto skupinu zákazníkov sa snažte nejako postarať tiež. Áno, javí sa racionálne im prestať úplne dodávať, ale možno sa dá dohodnúť o čiastočnej úhrade ihneď a čiastočnej v dlhšej splatnosti, a tak o nich celkovo neprísť. Prípadne sa dohodnúť o tom, že im za rovnakú sumu ako doposiaľ dáte niečo navyše. Vaši zákazníci majú podobné problémy ako vy, a ak boli v dobrých časoch spoľahliví, je väčšia šanca, že budú spoľahliví aj v tých zlých – najmä, ak si vzájomne pomôžete.
Treťou skupinou sú tržby, ktoré ste doposiaľ nemali. Tu sa môže ideálne realizovať pružnosť typická pre malé firmy. Viete existujúcim zákazníkom ponúknuť niečo, čo ste pre nich doposiaľ nerobili? A spýtali ste sa ich, ako by ste pomôcť mohli?
Čím podobnejšie budú nové nápady vášmu existujúcemu biznisu, tým lepšie, ale nemusíte sa ostýchať rozmýšľať aj úplne mimo vášho segmentu. Spýtajte sa známych, priateľov, rodiny, pozorujte, čo teraz robí vaša konkurencia alebo vaši dodávatelia. Tiež porozmýšľajte, ako sa čokoľvek z vášho sveta dá predať online. A naozaj takmer vždy sa na niečo dá prísť.
Ste fotograf? Asi ste prišli o všetky zákazky, lebo hromadné akcie boli zrušené. Ale doma teraz sedí množstvo ľudí, ktorí už roky fotia šialené počty fotiek na svoje mobily. Čo tak im navrhnúť, že im vyretušujete a spracujete kolekciu fotiek z poslednej dovolenky? Alebo ich to za malý poplatok rovno online naučíte v nejakom softvérovom nástroji zdarma?
Ste malá cestovka? A čo keby ste svojho sprievodcu poprosili, aby spravil na Facebooku zážitkovo- edukačný online event o lokalite, v ktorej najradšej sprevádza, ktorý bude symbolicky spoplatnený (aby prilákal veľký počet jednotlivcov, čo sa práve doma nudia)? A čo keby ste vydali elektronické vouchery na svoje budúce služby a poprosili lojálnych zákazníkov, aby si ich kúpili ako narodeninový darček pre blízkych?
V každom segmente existuje cesta, ako niečo zarobiť aj online. Veľa sa pýtajte a komunikujte nielen s ľuďmi, ktorí sú blízko vášho fachu. Kreatívny nápad môže prísť často od niekoho z úplne iného sveta, ako je ten váš.
5. PLÁNUJTE
Malé firmy často žijú zo dňa na deň. Niektorí majitelia či živnostníci majú k plánovaniu dokonca vyslovený odpor, alebo ho považujú za zbytočnú byrokraciu či luxus, na ktorý nemajú čas, lebo majú dosť starostí s tým, čo sa práve deje.
Keď príde krízová situácia, tento ich prístup sa ešte zvýrazní. Ale ak si niečo vyžaduje systematické plánovanie, tak sú to vyslovene krízové stavy. Takže, ak ste už zahasili akútny požiar, zamyslite sa na chvíľu nad tým, ako bude vaša situácia vyzerať o mesiac, o dva, o rok. Je ťažké hovoriť o nejakom univerzálnom čase, ktorý by ste mali vziať do úvahy, ale v princípe platí, že by ste mali mať krátkodobý a aj dlhodobý (alebo strednodobý) plán. Teda plán na teraz a najbližšie dni, a plán na horizont, ktorý je primerane dlhší podľa typu vášho biznisu.
Zopár rád pre ten „dlhší“ plán. Pripustite si krajné varianty. Buď prežijete hladko, či dokonca z krízy vyjdete ako silnejšia firma, alebo skrachujete a úplne ukončíte činnosť svojej firmy. Čo sa musí stať, aby to nastalo? Aké sú predpoklady jedného a druhého scenára?
Týmto spôsobom si dokážete uvedomiť, či už teraz nie je niečo, čo by ste mali zabezpečiť, zmeniť, alebo vykomunikovať. A takisto vás toto vodítko bude navigovať v rozhodovaní o bodoch 1. až 4. tohto zoznamu.
Druhá rada je si k dlhšiemu plánu sadnúť opakovane, pretože zmeny v okolitom svete sa dejú rýchlo a neustále. Ideálne je definovať si určitý rytmus, povedzme týždenný, na konci ktorého sa na dlhší plán pozriete znova, a aktualizujete si ho.
Tretia rada je, aby ste si zaznamenali všetko, čo na vás ako firmu vplýva, ale zaoberali sa nosne tým, na čo môžete vplývať vy. Asi neovplyvníte, aké podporné opatrenia prijme v tejto situácii vláda. Ale rozhodne môžete ovplyvniť to, či budete o nich mať aktuálne informácie, a či ich využijete medzi prvými. Alebo, zrejme nedokážete mať vplyv na banky, či umožnia odklad splátok niektorých úverov. No môžete komunikovať so svojou bankou už teraz a spýtať sa, ako sa situácia u nich vyvíja a či je tento krok aspoň v pláne, a ak áno, za akých podmienok, prípadne poprosiť svojho bankára o pravidelný mailový update.
Na záver čosi osobné.
Každá situácia je individuálna a vyžaduje si individuálnu, na mieru šitú reakciu. Preto rady v tomto blogu, určené predovšetkým živnostníkom a malým firmám, nie sú úplné. Nielenže nie sú úplné – môžete mať tiež pocit, že neviete, ako ich aplikovať, prípadne, že všetko z toho ste už urobili (aj keď pri detailnejšej analýze by možno vysvitlo, že to tak nie je).
Ak ste živnostník alebo malý podnikateľ, a chceli by ste sa poradiť, ale skôr individuálne, ozvite sa mi na LinkedIne, Facebooku, Instagrame alebo na webe, niečo vymyslíme.